Hakediş ödemelerindeki gecikmelerin çoğu idareden değil, eksik hazırlanan dosyadan kaynaklanır. Sahada işleyen bir hakediş düzeninin nasıl kurulduğunu anlattık.
Yüklenicilerin nakit akışını en çok zorlayan konu, hakediş ödemelerinin beklenenden geç gelmesidir. Ancak sahada gördüğümüz tablo şudur: gecikmelerin önemli bir kısmı idarenin ödeme sürecinden değil, eksik ya da geç hazırlanan hakediş dosyasından kaynaklanır.
Yeşil defter imalatla birlikte işlenmeli
Yeşil defterin ay sonunda toplu olarak doldurulması, en yaygın hatadır. İmalat bittikten haftalar sonra ölçü almaya çalışmak hem zaman kaybettirir hem de kontrol teşkilatıyla tartışma doğurur. Doğru yöntem, imalat ilerledikçe ölçüyü almak ve aynı gün deftere işlemektir.
Ataşman ve rölöve fotoğrafları
Kapanan imalatlar için ataşman ve fotoğraf, sonradan üretilemeyen kayıtlardır. Kazı tabanı, donatı yerleşimi, boru yatağı gibi kapanacak imalatların fotoğrafları tarih ve konum bilgisiyle arşivlenmelidir. Hakediş sırasında "bu imalat yapıldı mı" tartışmasının önüne geçen tek şey budur.
Yeni birim fiyat hazırlığı
Projede olmayan bir imalat gerektiğinde yeni birim fiyat analizi hazırlanır. Analizin rayiç dayanağı, piyasa fiyat araştırması ve işçilik-makine girdileri baştan düzgün kurulmazsa süreç aylara yayılır. Bu tür imalatlarda tespit tutanağının imalat başlamadan önce imzalanması esastır.
Kontrol teşkilatıyla haftalık mutabakat
Ayda bir kez hakediş masasında buluşmak yerine haftalık mutabakat yapılması, uyuşmazlıkların küçükken çözülmesini sağlar. Haftalık metraj özeti, imalat fotoğrafları ve deney sonuçları tek dosyada toplandığında hakediş hazırlığı bir güne iner.
Deney ve kalite kayıtları
Beton basınç deneyi, sıkışma kontrolü, kaynak testi ve sızdırmazlık raporları hakediş ekinde yer alır. Laboratuvar sonuçlarının gecikmesi ödemeyi de geciktirir; bu nedenle numune alma takvimi iş programıyla birlikte planlanmalıdır.
Hakediş düzeni kurulmuş bir şantiyede ödeme süreci öngörülebilir hâle gelir. Öngörülebilir nakit akışı ise taşeron ve tedarikçi ilişkilerinden malzeme alım fiyatlarına kadar işin her kalemini olumlu etkiler.